勤怠管理システムでの有給休暇管理について
勤怠管理を行う上で、残業時間管理に並んで課題になるのが有給休暇の管理です。
残業時間と同様に、有給休暇の管理をうやむやに対応している企業も多く、ほんの数年前までは「当社は有給休暇がない会社です」と従業員に公言している会社も多くありました。労働基準法の改正により有給休暇の年5日取得が義務づけられたことから、正社員に関しては上記のような会社の話は聞かなくなりましたが、パート・アルバイトに関しては、現在でも未対応の企業の話を聞くことがあります。
上記のような状況になる企業には、以下の要因が挙げられることが多いようです。
有給休暇の付与が適切に実行されない要因
- 有給休暇の消化・付与・消滅の運用が適切に行えないため曖昧になっている
- 従業員が有給休暇を取得した際の交代人材がいない
- 従業員に有給休暇を消化させるための収益性がない
有給休暇は、従業員が「入社日から6ヶ月間継続勤務し、所定労働日の8割以上出勤した労働者に対して付与されるもの」です。
しかし入社日は従業員によって異なる上、所定労働日数や在籍日数によって毎年の付与される日数が異なったり、付与した日から有効期限があったりと、人の記憶ベースでは管理できません。
加えて、多くの企業では、就業規則で有給休暇の起算日を設けるなど企業毎の独自の運用方法が交じり合い、既存の給与管理や勤怠管理ソフトでも、従業員の有給休暇の管理できません。
結果として、従業員全員の有給休暇の消化・付与・消滅の管理を、既存の勤怠管理ソフトとは別に、Excelで管理されている運用方法が多くみられます。
有給休暇に起算日を設けるメリットとデメリット
少しでも有給休暇の管理を分かり易くするため、有給休暇の付与・消滅日を年2回又は年1回に定めた日に一括して行うような、有給休暇の起算日を設けている企業が多いです。
しかしながら、有給休暇に起算日を設けることは、起算日なしの労働基準法通りの処理に対して、従業員にデメリットが出ないよう有給休暇の付与に関して切り上げ処理しなければなりません。入社日によって有給休暇の付与ルールに個人差が発生する上、切り上げ処理された日数は会社側のデメリットとなります。
つまり、起算日を設けること自体は、入社月によっての従業員間の個人差を生じさせるだけでなく、会社側が労働基準法以上の有給休暇を付与しなければならないという状況を発生させていることになります。
| メリット | デメリット | |
| 起算日なし | 有給休暇の付与日に関して、労働基準法に沿った運用となる為、不必要な切り上げ処理などが生じない | 従業員が入社した月の半年後の月に毎年有給休暇の付与・消滅の処理を行う必要があるため、毎月の勤怠管理で有給休暇の消化・付与・消滅を管理する必要がある |
| 起算日あり | 有給休暇の付与日に関して、従業員にデメリットが出ないよう切り上げ処理しないといけないため、入社日によって個人差が発生する上、会社側にデメリットが生じる | 有給休暇の付与日に関して、従業員にデメリットが出ないよう切り上げ処理しないといけないため、入社日によって個人差が発生する上、会社側にデメリットが生じる |
有給休暇の付与・消滅を勤怠管理システムで管理する
有給休暇をどのようにして管理するのがベストかというと、起算日を設けず、厚生労働省のホームページに記載されている有給休暇のハンドブックや就業規則モデルにできるだけ沿った運用であることが望まれます。
勤怠管理システムTime-Rでは、有給休暇の付与日を入社日ベースでも起算日ベースでも対応できる上、パート従業員に関しても、パート従業員毎の契約条件と勤務実績を確認の上、自動付与することができます。
勤怠管理システムTime-R［従業員毎の有給休暇情報管理画面］
従業員のマイページ管理画面
また、ID・パスワードを発行し従業員毎にマイページを利用いただけるため、テレワークにも対応したスマートフォンやPCでの打刻も対応はもちろんのこと、有給休暇や残業に関しても、予め設定した承認者のルートを経由して申請・承認・消化することが可能です。
また勤怠管理システムTime-Rでは、有給休暇等の消化・付与・消滅の自動管理に加えて、測温機能付サーマルカメラとのクラウド連携、残業時間の様々な管理方法への対応など、勤怠管理の効率化を行う上で大変役に立つ機能が充実していますので、お気軽にお問い合わせください。
30日間無料でお試しいただけます。
グリーン株式会社 ITソリューション事業部
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