残業時間算出のシステム化による業務改善について

勤怠管理を行う上で課題になってくることが多いのが残業時間管理です。
一昔前の小規模事業者や中小企業では、有給休暇や残業手当に関して、そもそもそんなもの存在しないという企業も多くありましたが、さすがに現在ではそういった企業少なくなってきています。
ただ、残業手当をつけるにしても、どのようにして勤務時間から残業時間を確定させるかは、業種や企業によって大きな差があります。残業時間を付与するルールがありながら、従業員が実際に残業しているにも関わらず殆ど付与実績がない企業もあれば、始業前・終業後の雑談時間まで、すべて残業時間として計算している企業もあるようです。

残業時間の管理方法

残業時間の管理方法は細かく分類すると多数ありますが大きく分けると下記の３つに分類されます。

1. 従業員が打刻したタイムカードの通りに残業時間を算出
2. 業務や勤務実態を考慮し管理者が残業時間を算出
3. 従業員自身が残業時間を申請し管理者が承認した時間を算出

実際の運用状況や管理者の能力によって入り交じる場合がありますが、それぞれのメリット・デメリットは下記のような状況となる場合が多いかと思います。

企業毎の事情や状況によって対応方法は違いが発生しますが、システム化を実現し手間をかけずに効率的に処理することで、いずれの方法もデメリットを抑制しメリットを生かす運用ができます。

Time-Rで効率的な残業時間の管理を

勤怠管理システムTime-Rは、企業毎の事情や状況にあわせた効率的な運用が可能です。

1. 従業員が打刻したタイムカードの通りに算出

1日8時間以上などの勤務時間を超えた勤務時間帯を、通常時間帯と深夜時間帯に振り分けて残業時間を自動計算することができます。
また、予め設定した勤務時間帯の前(従業員都合による早出分)の時間帯は集計に加えず、勤務時間帯後の時間のみを計算することも可能です。

運用事例

従業員都合の、始業時間前の早出打刻分を除外した残業時間自動計算例

2. 業務や勤務実態を考慮し算出

企業に応じた時間の集計単位で調整後(まるめ処理)の勤怠実績データに基づき、日毎や週毎などで残業時間として繰り入れる時間を確定させていくことが可能です。
また、1.の自動計算を活用することで、残業時間を入力するのではなく、データ上、残業時間として自動計算された時間を調整するという対応も可能です。

3. 従業員自身が残業時間を申請

従業員がパソコンやスマートフォンから残業時間を申請することができます。

1. 従業員毎に、それぞれの管理者を設定したマイページ（管理ページ）を発行します。
2. 従業員はパソコンやスマートフォンからマイページにログインし、残業時間の申請をします。
3. 管理者がマイページを通して承認すると、残業時間として集計されます。

【申請詳細 管理画面】

勤怠管理システムTime-Rは、残業時間の管理はもちろん、有給休暇等の申請・承認･集計、勤務シフト管理など，勤怠管理の効率化を行う上で大変役に立つ機能が充実しています。
既存の残業時間算出機能で対応できない場合、必要に応じた改修も提案させていただきますので、お気軽にお問い合わせください。

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グリーン株式会社　ITソリューション事業部
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