vol.5 テレワークの勤怠管理を正確に

テレワーク
前回は非効率な集計作業を解消するTime-Rの機能についてご紹介しました。今回はテレワークでの勤怠管理に便利な機能をご紹介したいと思います。

テレワークには多くのメリットがありますが、実際に従業員がどのように働いているかを正確に把握・管理することができないという勤怠管理の難しさもあります。
だからといって、テレワークで働く従業員の勤務時間を自己申告のみで対応するというのでは、企業として管理しているとは言えないのではないでしょうか?

テレワークの定義

そもそも、テレワークとはどういったものでしょうか。
日本テレワーク協会の公式ホームページによると、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことをテレワークと定義しており、働く場所によって自宅利用型テレワーク(在宅勤務)モバイルワーク施設利用型テレワーク(サテライトオフィス勤務など)の3つがあげられます。

在宅勤務

自宅を就業場所とする勤務形態。自宅にパソコンを設置しインターネットを通じて情報の送受を行うなどの方式を利用することが多い。

モバイルワーク

施設に依存せず、いつでもどこでも仕事が可能な状態なもの。スマートフォンやタブレット型端末などのモバイル機器を利用して移動中や出先で仕事を行うことを指す場合が多い。

サテライトオフィス勤務

サテライトオフィス、テレワークセンター、スポットオフィス等を就業場所とするもの。遠隔勤務をできるよう通信設備を整えたオフィスでの勤務。

いずれにしても、勤務場所に管理監督者が不在の場所で業務にあたるため、テレワークを行う従業員自身が時間を記録・管理しなければなりません。

テレワークにおける始業・終業時間などの勤怠管理

昨今の新型コロナウィルスによる緊急事態宣言期間中の一時的な対応であれば、その間だけエクセルや手書きの出勤簿で管理するというのも選択肢のひとつです。
しかし、恒常的または一定期間通勤が困難となる場合(妊娠・育児・介護等)や、プログラマーやSEなど専門職に継続的なテレワーク勤務をさせる場合は、始業時間と終業時間を管理するためのシステムの導入は必須になってきます。

もちろん、始業時間になれば自宅であっても自主的にデスクに向かい、就業時間まで業務に集中するという生真面目な従業員もいると思いますが、全員が常に自主的に対応できるかというと現実的には難しいと思われます。

テレワークでの業務内容が、その成果物で明確に分かるのであればこういった管理も必要はないのかもしれませんが、実際には難しいのではないでしょうか。少なくとも始業時間と終業時間には従業員がデスクに着席し、業務に向かう姿勢であることを記録するぐらいの管理があるかないかでは、従業員の意識もまったく異なってきます。

勤怠管理システムTime-Rでの記録方法

勤怠管理システムTime-Rでは各事業所に設置するTime-R打刻用タブレット端末ではもちろんのこと、スマートフォンやカメラ内蔵型ノートパソコンで、始業時間と終業時間それぞれの打刻時に、打刻した場所と打刻した時のスタッフの写真を記録に残すことができます。
スマートフォン・タブレット端末、カメラ内蔵ノートパソコン等で、スタッフ毎に発行したID・パスワードでTime-Rにログインして打刻すると下記のようなデータが記録されます。

Time-R打刻画面

従業員にとっても、業務時間とプライベートタイムのメリハリをつけることは業務に向かう意識の切り替えのためにも必要であり、結果として一人一人の生産性を低下させないことが、従業員と雇用者双方にとってテレワークを実施する上で最も重要なポイントになるかと思います。テレワークを導入されている企業様は、ぜひTime-Rの画像撮影と位置情報の記録機能を活用をご検討ください!

次回は、テレワークの休憩時間についてご紹介いたします。