パーキンソンの法則を克服して生産性を高めよう

余裕のあるスケジュールだったのに、納期ギリギリになってしまった、という経験がありませんか？
「仕事の量は、完成期限までに与えられた時間を全て満たすように拡大する」という考え方を「パーキンソンの法則」と言います。生産性を上げるには、パーキンソンの法則を克服しなければなりません。
この記事では、企業が克服すべき、パーキンソンの法則について紹介していきます。

パーキンソンの法則とは

パーキンソンの法則は、イギリスの海軍歴史家であるシリル・ノースコート・パーキンソンによって提唱された法則です。当時の行政組織の分析から生み出されたもので、以下の2つが知られています。

• 第一法則：仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する

• 第二法則：支出の額は、収入の額に達するまで膨張する

パーキンソンの第一法則は、仕事の締め切りやプロジェクト管理にも当てはまります。
たとえば、2週間の締め切りが与えられているプロジェクト提案を完成させる場合、初めは時間に余裕があると感じます。しかし、遠い締め切りによって、タスクが予想以上に長く時間を要し、締め切り直前になって急いで完成させることになってしまいます。
つまり、タスクは与えられた時間内で膨張してしまうのです。

パーキンソンの法則を克服するには？

生産性の向上を実現するためには、組織運営において無意識のうちに行われる、パーキンソンの法則を克服することが必要です。パーキンソンの法則を克服するには、以下のような方法が考えられます。

1.　優先順位を設定する

重要なタスクにフォーカスし、時間を無駄にすることなく集中的に取り組みます。タスクの優先順位を明確にし、時間管理を意識することで、仕事の成果を最大化できます。

2.　スケジュールを立てる

タスクやプロジェクトに対して適切なスケジュールを立てることが重要です。
特に複数のタスクや案件をこなす場合、スケジュール全体を俯瞰でみながら進行しなければなりません。今月中に…など大雑把なものではなく、具体的なスケジュールを組み、管理を徹底することで、余分な時間を省くことができます。
また、スケジュールがズレた場合は、随時調整を行い共有しましょう。

3.　デリゲーション(権限委譲)

全ての仕事を一人で抱え込むのではなく、部下やチームメンバーに仕事を任せることで効率化が図れます。デリゲーションによってタスクを分散し、自身の時間を重要な業務に集中させることができます。

4.　スキルの向上

パーキンソンの法則による時間の膨張を防ぐためには、従業員一人ひとりのスキルを向上させることも重要です。効率的な作業方法や時間管理のテクニックを学び、実践していくことで、タスクをより迅速かつ効率的にこなせるようになります。

5.　デッドラインを意識する

締め切りを守るために自己管理を行い、タスクに取り組む時間を厳守するよう心掛けましょう。またデッドラインを明確に設定し、自身や関係者にとっての重要性を共有することで、意識の共有と効率化を図ることができます。

6.　タスクの見直しと削減

パーキンソンの法則によってタスクが膨張し過ぎる場合は、定期的にタスクを見直し、必要のないものを削減します。
重要度が低いタスクや無駄な手続きを特定し、優先度を見直して削減することで、時間とリソースを有効に活用できます。必要のない会議や手続きを省き、効率的な業務フローを確立しましょう。

7.　集中力を高める

集中力を高めることで、作業効率を向上させることができます。
作業中は外部からの干渉を避け、集中できる環境を整えることが重要です。また、時間を区切って作業に集中し、定期的な休憩を挟むことで集中力を維持することができます。

8.　チームのコミュニケーションと協力

パーキンソンの法則を克服するためには、チームのコミュニケーションと協力が重要です。
タスクの共有や進捗報告、必要な情報の共有など、円滑なコミュニケーションを確保しましょう。また、協力的なチームメンバーやサポート体制の整備も、効率的な業務遂行に貢献します。

パーキンソンの法則を克服して生産性を高めよう：まとめ

現在、企業が人材不足で困っていると言われています。しかし、パーキンソンの法則により、労働時間が長いから仕事量が自然と増えている可能性はないでしょうか。人員を増やす前に、検証してみる必要があるかもしれません。

上記の方法を組み合わせて、パーキンソンの法則による時間の膨張を克服することができます。
重要なのは、効率的な時間管理と作業方法の確立、優先順位の設定、デリゲーションの活用、そして自己管理の向上です。勤怠管理システムを利用し、従業員がパーキンソンの法則を克服できるよう、時間管理をサポートしていきましょう。