【法定三帳簿】適切な労務管理の基本
法定三帳簿とは、労働基準法に基づき、労務管理を適切に行うための重要な3つの帳簿「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」を指します。
この記事では、適切な労務管理の基本である法定三帳簿の重要性を解説します。
法定三帳簿
法定三帳簿は、労働基準法によりその整備が定められています。従業員を1人でも雇っている企業（日雇い労働者を除く）は作成・管理・保管が必要です。
労働者名簿
労働者名簿は、事業場ごとに全従業員について作成し整備しておくことが義務付けられています（労働基準法第107条）。労働者名簿の記入事項は以下となります。
- 氏名
- 生年月日
- 履歴（一般に、社内の人事異動履歴等を記載する）
- 性別
- 住所
- 従事する業務の種類（従業員数が常時30人未満の事業場においては記載不要）
- 雇い入れの年月日
- 退職の年月日およびその事由（退職の事由が解雇の場合にあっては、その理由を含む）
- 死亡の年月日およびその原因
賃金台帳
賃金台帳は、労働者に対する賃金の支払いに関する事項を記載する台帳です。賃金台帳の記入事項は以下となります（労働基準法第108条、同法施行規則第54条）。
- 氏名
- 性別
- 賃金計算期間（原則として、日々雇い入れられる者を除く）
- 労働日数
- 労働時間数
- 時間外労働、休日労働、深夜労働の時間数
- 基本給、手当その他賃金の種類ごとにその額
- 賃金の一部を控除した場合には、その額
労働基準法上の管理・監督者にあたる労働時間、休日および休憩に関する適用除外に該当する従業員については、（5）労働時間数（6）時間外労働、休日労働の時間数を記入しなくてもよいとされていますが、深夜労働の時間数については記入する必要があります。
出勤簿
出勤簿は、労働者の出勤状況を記載した帳簿です。出勤簿の一般的な記載事項は、以下の事項です。
- 氏名
- 出勤日
- 出勤時刻、退勤時刻、休憩時間等
出勤簿を作成するには、正確な勤怠管理が必要となります。労働基準法改正以降は、自己申告型の労働時間記録は禁止となり、始業・終業時刻の確認及び記録の原則的な方法として、
使用者が始業・終業時刻を確認し、記録する方法としては、原則として次のいずれかの方法によること。
（ア）使用者が、自ら現認することにより確認し、記録すること。
（イ）タイムカード、ＩＣカード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録すること。
と記載されています。
出典：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置」（https://www.mhlw.go.jp/new-info/kobetu/roudou/gyousei/kantoku/dl/070614-2.pdf）
法定三帳簿の重要性
法定三帳簿は、労働者の労務管理を適切に行うための重要なツールであり、適切な管理が求められます。これらの帳簿を適切に管理することで、労働者の権利を守り、企業の適正な運営を支えることができます。
労働者の権利の保護
労働者名簿、賃金台帳、出勤簿は、労働者の権利を保護するための重要なツールです。これらの帳簿により、労働者の労働時間、賃金、休日などの労働条件が適切に管理され、労働者の権利が保護されます。
企業の適正な運営
法定三帳簿は、企業の適正な運営を支えるツールでもあります。これらの帳簿により、企業は労働者の労働状況を把握し、人事管理や経営計画の策定に活用することができます。
「法定三帳簿」の保存と整備
法定三帳簿は、一定期間の保存が義務付けられています。
以前は3年間でしたが、2020年4月から保存期間が5年間に延長されました。（労働基準法109条）
保存期間の起算日は、それぞれ異なります。
- 労働者名簿=労働者の退職、解雇、死亡の日
- 賃金台帳=労働者の退職、解雇、死亡の日
- 出勤簿=労働者が最後に出勤した日
規定に違反した場合には罰則が適用されることがありますが、悪質でない限りは労働基準監督署からの指導や是正勧告が一般的です。
指導事項例
賃金台帳
- 保存年限未了の賃金台帳を廃棄してしまっている（保存義務違反）
- 賃金計算期間（〇月分、〇月〇日～〇日など）の記載がない
- 労働時間数、残業時間数、深夜労働時間数などの記載がない（特に残業時間）
- 台帳に性別が記載されていない
- 事務委託した会社や社会保険労務士に台帳を預けており、すぐに確認できない
労働者名簿
- 退職者の労働者名簿を廃棄してしまっている（保存義務違反）
- 名簿に履歴が記載されていない
- 退職者の名簿に退職年月日や退職事由を記載していない
- 名簿に履歴が記載されていない
出勤簿（労働時間を記録した帳簿）
- 保存年限未了の出勤日を廃棄してしまっている（保存義務違反）
- 押印など出退勤の確認のみで、始業・終業時間が記録されていない
- 中抜けを認めている場合や随時休憩を取得させている場合に休憩時間の記載がない
出典：法定帳簿に関してよくある指導事項
（https://jsite.mhlw.go.jp/shimane-roudoukyoku/content/contents/001308252.pdf）
「法定三帳簿」適切な労務管理の基本：まとめ
法定三帳簿の適切な管理は、法令遵守にとどまらず、自社の労務に関する現状を把握し、問題点や改善すべき点が明確になります。また労務トラブル回避にも有効です。正しい法定三帳簿を作成・保存するためには、労働基準法に準拠した適切な記録を保持することを容易にする勤怠管理・人事労務のクラウドサービスを利用しましょう。
労務管理の基本である法定三帳簿を整備し、労働者の権利を尊重することは、企業の持続可能な成長を実現することに繋がります。